Vellykket digitalt årsmøte i Oslo/Akershus

Oslo/Akershus-gruppa avviklet tirsdag sitt første digitale årsmøte på Teams. Her er deres erfaringer.

Oslo og Akershus-gruppa sendte ut innkalling til årsmøtet 9. februar gjennom artikkel på vorsteh.no, via Facebook-gruppa og i SMS til alle registrerte medlemmer.

Enkelt for deltagerne

De som meldte seg på møtet, fikk tilsendt en e-post med lenke til møtet. De som ikke hadde brukt Teams på sin maskin tidligere, fikk opp et skjermbilde hvor de kunne åpne møtet i nettleseren sin. Dette ble forklart med bilde i e-posten.

Noen brukte også mobil, som lett kobler seg opp mot Teams, hvis en leser e-post på den.

Deltagerne ble oppfordret til å ha kamera på, mikrofonen av, og fylle ut med fullt navn, så det kunne sjekkes opp mot medlemslisten.

Tilsynelatende koblet alle seg lett opp mot møtet. Kun noen ble hentet inn av administrator via e-post i starten av møtet.

Her sitter Rune Hagberg og Britt Schibbye hjemme og administrerer årsmøtet.

Det tekniske

Det tekniske opplegget ble planlagt av Britt Schibbye og Rune Hagberg.

Programmet som ble brukt er en live-versjon av Teams, som lar administrator dempe mikrofoner og overstyre brukerfeil. Administrator kan også styre hvem som skal synes best i bildet, så når ordstyrer og formann talte, var disse i hovedbildet.

Fordelene med denne versjonen er at en har kontroll på møtet, og har muligheten til både dempe mikrofoner, ta ned hender og styre hvilke bilder som skal legges ut i møtet. Det var også enkelt å veksle mellom bilder av deltagerne, og de dokumentene som det ble referert til.

Møteinnkallingen på vorsteh.no, ble brukt som referanse, både når en henviste til dagsorden, og alle dokumentene som skulle gjennomgås i møtet. De er dermed lette å hente opp via lenken i artikkelen på vorsteh.no.

Avstemmingen var planlagt ved å benytte hånden i Teams. Siden det var stor enighet om valg av nye styremedlemmer, ble disse valgt ved akklamasjon, og applaus for åpne mikrofoner.

Her ber deltager Kjell Larssen om ordet.

Slik så møtet ut fra ordstyrer Bente Øfjords kontor.

Møteledelse

Møteleder på årsmøtet var Bente Øfjord. Hun hadde på forhånd forberedt seg på deltagerne og kandidatene til valgene som referent, tellekorps og protokollunderskrivere. Under møtet hadde hun saksdokumentene oppe på en skjerm, og Teams på den andre.

Hun har disse tipsene til det som er greit å ha klart på forhånd:

Først og fremst; viktig ved annonsering av møtet og si noe om hvilken løsning en skal benytte; Teams, Zoom, evt andre, og fortelle hvordan disse ser ut på de ulike PC-ene, Mac-ene, Samsung eller Iphone /andre smarttelefoner. Her er det en fordel å forklare i forkant om møteoppførsel; f.eks. alle har kameraet på, muter mikrofon, klikker på hånd-tegnet når de ber om ordet mm. Altså hva de ulike symbolene på skjermen betyr, og hvordan de skal brukes.

Det aller viktigste er nok likevel å ha en eller gjerne to som Rune til Britt, som virkelig behersker teknikken; vet og kan hva som skal gjøres når folk ikke kommer inn mm.

Ha et eller to tlf nr slik at de som ikke klarer koble seg på, kan ringe å få hjelp.

Be folk koble seg på i GOD tid før møtestart, slik at alle mann alle er KLARE når tiden er inne.

Det viste seg i går at noen satt som flere tilhørere/ deltakere i møtet på én skjerm, men de ble ikke registrert som annet enn de som var synlige på skjermen. Noen hadde klarert det på forhånd, og ble telt av tellekorpset.

Forberedelse

Jeg ble forespurt på forhånd om å være møteleder. Ingen kampvotering her, men det må en også være forberedt på.

Jeg forespurte i forkant om Linda Solheim kunne være referent, så det foreslo jeg i møtet, og det kom ingen motforslag. Samme med tellekorps og protokollunderskrivere. Her ble Britt og Rune valgt, fordi de satt både med medlemslisten, påmeldingslisten og hadde full kontroll her.

Jeg snakket med leder av valgkomiteen i forkant, slik at han var forberedt på å gjennomføre valget, og jeg foreslo at jeg som ordstyrer, før han fikk ordet, skulle si noe om hvordan vi burde gjennomføre det. Jeg foreslo og fikk gehør for valg ved akklamasjon. MEN dersom noen ville ha skriftlig valg, så måtte de si fra om det. Da måtte alle bruke klubbens e-postadresse og sende hvem de stemte på til dem. Jeg sa de ville ta uhorvelig lang tid …

Jeg avtalte med vår distriksleder Ove Myhre (DR) at han skulle føre ordet og tildele Bjørn B «Gullrypa».

Alt som kan gjøres på forhånd er definitivt en fordel under et digitalt møte. Vi var ferdig med alt i løpet av 45 minutter. Da hadde vi til og med en liten runde med informasjon om kommende aktiviteter. NVK-leder Anders Siensrud, som fulgte møtet som observatør, fikk også presentert seg.

Jeg var også godt forberedt på Årsberetning, og sa da den skulle opp at jeg foreslo at DR trakk fram hovedpunktene. Rett og slett for å slippe å lese opp hele. Jeg forutsatte at den var godt kjent blant alle deltagerne. Samme med regnskap og revisors beretning.

Ved budsjett er vi kjent med hva som kommer av innspill, så der fikk deltakere anledning til å si noe. Jeg hadde forberedt at jeg ville bryte inn dersom samme argumentasjon ble gjentatt, for å gå videre. Det slapp jeg. Men jeg hadde tenkt gjennom og forberedt det meste, håper jeg i forkant.

At Linda, Britt og Rune var der, altså mennesker du stoler på og du vet vil gjøre oppgaven, er et alfa og omega, tenker jeg.

Linda Solheim som var referert sier:

Støtter Bente helt i hennes konklusjon. Avviklingen av møtet gikk kjempefint selv om det var en del medlemmer som ikke driver med møter i Teams eller liknende til daglig.

OA-leder Ove Myhre sier:

Positivt:

En profesjonell og faglig kvalifiserte person(er) som har styringen er et absolutt must. Tusen takk til Britt og Rune.
Overrasket over hvor mange som deltok. Det var langt over forventingene.
Følelsen av at det holdt en OK standard når det gjelder demokratiske spilleregler.
Effektivt, og ikke minst, en billig løsning.

Negativt:

Savn av manglende mulighet for småprat med medlemmene før og etter møtet.
Ikke lett å få til en fruktbar debatt , men det kan skyldes at få er erfarne med dette mediet.
Liten mulighet for å gjøre stas på dem som får hedersbevisninger .

Konklusjon: Alt i alt bedre enn forventet ,men jeg håper ikke dette vil bli en mal på fremtiden